Кейс: Разработка тендерной площадки для грузоперевозок FMCG-дистрибьютора Alidi
О компании и проблеме
Alidi — один из крупнейших FMCG-дистрибьюторов, работающий в России, Казахстане и Белоруссии. Компания управляет логистикой и поставками продукции международных брендов, активно взаимодействуя с перевозчиками и подрядчиками.
Ранее процесс закупки услуг перевозчиков в Alidi был разрозненным и трудозатратным. Отсутствие единой цифровой платформы усложняло проверку контрагентов, подписания договоров и ведение документооборота. Значительная часть задач выполнялась вручную, что приводило к задержкам в проверках, простоям в отделе закупок и высокой нагрузке на службу безопасности (СБ).
Основные проблемы
- Затяжная проверка перевозчиков — процесс мог занимать до недели из-за ручного сбора и верификации документов.
- Высокая нагрузка на СБ — проверка контрагентов выполнялась без централизованной системы, что замедляло процесс.
- Длительное подписание договоров — обмен документами по почте или через курьеров усложнял работу.
- Отсутствие автоматического контроля статусов — сотрудники вручную отслеживали этапы проверки и подписания.
Решение: доработка тендерной площадки
Чтобы устранить эти проблемы, мы доработали тендерную платформу, адаптировав ее под бизнес-процессы Alidi. Платформа автоматизирует ключевые этапы взаимодействия с перевозчиками:
- Проверку контрагентов службой безопасности.
- Управление тендерными процедурами.
- Формирование и подписание договоров с ЭЦП.
- Ведение истории проверок и документооборота.
*В основе проекта — наша тендерная платформа, разработанная как коробочное решение для автоматизации закупочных процедур. В рамках сотрудничества с Alidi мы адаптировали ее под специфику бизнес-процессов компании, добавив перечисленный функционал.
Проверка контрагента службой безопасности (СБ) на платформе
Перед тем как перевозчик получит доступ к закупочным процедурам, он проходит проверку службы безопасности.
Загрузка документов при регистрации
- Перевозчику предоставляется список необходимых документов, которые он должен загрузить на платформу (например, ИНН, лицензии, уставные документы).
-
После загрузки система автоматически отправляет уведомление ответственным сотрудникам о поступлении нового документа.
Система комментариев и обратной связи
- Если документ не соответствует требованиям, сотрудник СБ оставляет комментарий прямо в системе.
- Перевозчик получает уведомление и может сразу загрузить исправленный вариант.
- Это позволяет избежать лишней коммуникации через сторонние каналы.
Хранение истории проверок
- Вся информация о документах и комментариях фиксируется в системе, чтобы обеспечить прозрачность процесса и возможность отслеживания предыдущих решений.
Скорость проверки документов
- Чтобы не допустить простоев у отдела закупок, система отправляет напоминания (маячки), если проверка затягивается.
Формирование договора и его подписание с электронной подписью (ЭП)
Перед участием в тендерных процедурах перевозчик должен заключить основной договор с компанией Alidi.
Формирование и подписание договора
- После успешной проверки контрагента система автоматически формирует договор.
- Подписание происходит с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Поддержка машиночитаемых доверенностей (МЧД)
-
Если договор подписывается по доверенности, система проверяет наличие и актуальность машиночитаемой доверенности.
Комментарирование процесса подписания
- Система позволяет сторонам оставлять комментарии и уточнять условия перед подписанием договора.
- Это снижает вероятность ошибок и ускоряет финальное согласование.
Дополнительные соглашения (ДС)
-
После завершения тендерной процедуры формируются дополнительные соглашения, которые подписываются в той же системе и привязываются к основному договору.
Цифровой контейнер с документами
Все юридически значимые документы хранятся в системе
- Подписанный договор и все дополнительные соглашения попадают в цифровой контейнер.
- Документы, хранящиеся в системе, имеют юридическую силу и могут быть использованы в суде.
Результаты внедрения
Скорость — проверка документов перевозчиков ранее занимала до недели, теперь не более 24 часов.
Прозрачность — вся история проверок и подписаний фиксируется в системе и доступна для анализа.
Безопасность — поддержка КЭП и МЧД исключает ошибки при подписании договоров и гарантирует юридическую значимость документов.
Омниканальность — возможность взаимодействовать через единое цифровое пространство без необходимости дополнительных коммуникаций по почте или телефону.
В результате Alidi получила эффективную тендерную платформу, которая ускоряет процесс закупок, снижает нагрузку на сотрудников и минимизирует юридические риски.
Мы рядом и готовы помочь