Корпоративный портал Фианит-Ломбард
Задачи
- Создать единое информационное поле для сотрудников компании.
- Обеспечить лёгкий онбординг новых сотрудников.
- Повысить вовлеченность в корпоративную жизнь.
- Организовать доступ к общим файлам и индивидуальный доступ к определенным файлам.
- Показать структуру и иерархию компании по стране и отделам.
- Упростить работу с порталом администрирующему персоналу.
Функционал
- Интеграция со внутренними системами по API (1С ЗУП и внутренняя система учета кадров).
- Система поверки должности сотрудника, определение роли пользователя на портале.
- Система управления ограничениями доступа к различным разделам портала в зависимости от роли пользователя.
- Система важных сообщений, которая блокирует работу пользователей до момента ознакомления с сообщением.
- Система авторизации пользователей через SMS-код.
- Корпоративный календарь событий и мероприятий, который в зависимости от установленных параметров событий (отдел, роль, должность) отображает события.
- Система обратной связи, которая позволяет как сообщить о проблеме, так и предложить идею по организации портала и корпоративной жизни.
- Личный профиль пользователя, который заполняется частично из общих данных по сотруднику (например, квартальные награды), а так же заполняется самим пользователем (например, хобби).
- Визуальная система администрирования разделов сайта, которая доступна только администратору портала.
В связи с тем, что проект является достаточно сложным, то на начальном этапе мы провели ряд интервью с различными представителями клиента, чтобы понять глобальные цели и задачи портала. По итогу мы сформировали совместное видение проекта и определили MVP (минимально жизнеспособный продукт).
Этап разработки MVP
Дизайн
Программирование
В дальнейшем в планах была разработка понятной административной части портала для упрощения работы.
Для того, чтобы лишние люди не могли зарегистрироваться на портале регистрацию пользователей организовали по списку сотрудников компании, достаточно было ввести ФИО и дату рождения и почту.
Портал проверяет есть ли человек в списке сотрудников компании и позволяет ему зарегистрироваться, а в ином случае был отказывал в регистрации.
И вот как раз основной проблемой данного этапа оказалось отсутствие списка сотрудников компании по отделам, который был бы актуален на каждый момент.
Раз в неделю на данном этапе приходилось обновлять список сотрудников из файла Excel'я, но позже была настроена интеграция с учетной системой персонала и данная проблема была решена.
Роли и ограничение функционала, визуальная административная часть портала, авторизация пользователей
На данном этапе проектировали
- Процессы интеграции с системой учета персонала для проверки пользователя при авторизации на портале.
- Присвоение прав доступа в системе в зависимости от роли пользователя.
- Личную страницу пользователя, которая формируется частично по данным из систем учета кадров, а частично заполняется сотрудником.
- Раздел “Важные сообщения”, который сообщал бы сотрудникам под “подпись” важную информацию, а в случае истечения срока ознакомления с сообщением блокировал дальнейшую работу на портале.
- Визуальную административную часть для работы с новостями, порталом и сотрудниками.
Сложнейшей задачей данного этапа оказалось определение прав пользователей в системе: кто куда должен иметь доступ, кому и как показывать тот или иной раздел корпоративного портала. Было много условий, ограничений и необходимо было все свести в единую систему ограничений.
После завершения проектирования специалисты компании занимались прототипированием интерфейсов. Стоит отметить, что на таких сложных и объемных проектах хорошо делать интерактивные прототипы, чтобы можно было не только посмотреть, но и попробовать пройти путь пользователя по реальным элементам, что позволяет с большей точностью отвечать на вопрос “А что будет, если пользователь сделает вот так или так?”. Да, это займет больше времени и приведет к увеличению бюджетов на данном этапе, но в дальнейшем это позволит сократить затраты на доделки и переделки уже реализованного функционала.
Продолжение
На этапе программирования возникло несколько нюасов, которые вынудили отказаться от части функционала портала. Первая проблема: из-за технических особенностей системы учета кадров оказалось, что автоматическое заполнение карточки пользователя частью информации невозможно без доработок системы учета кадров. От автоматизации отказались, но дали возможность самим пользователям заполнять информацию в своем личном кабинете пользователя.
Вторая проблема: структура отделов и компании с соблюдением иерархии не выгружается из внутренних систем. При сложившихся условиях нам не удалось автоматизировать весь процесс. Система загружала информацию по отделам, а администратор портала формировал структуру вручную, новые элементы или изменение старой структуры всегда приходилось обрабатывать вручную.
Адаптив и доработки
Изначально при реализации портала в угоду скорости запуска проекта и с учетом предполагаемой аудитории портала мы отказались от адаптивной версии. Запустили корпоративный портал только для персональных компьютеров. Но по мере роста пользователей портала росла и доля людей с мобильными устройствами, что привело к необходимости адаптации портала для телефонов и планшетов.
Результаты
Целью корпоративного портала было объединение людей через общение и вовлечение в корпоративную жизнь, для этого был создан раздел “Поддержки”, который позволял посмотреть FAQ, задать вопрос о работе портала, сообщить о проблеме или отправить идею по улучшению портала. В дополнение люди могли предлагать новости, акции или отправлять свои идеи.
Дополнительно был создан раздел “Корпоративные тренировки”, где специалисты рассказывали в роликах о здоровом образе жизни.
Планировалось множество различных мероприятий на 30-летие компании. Для того, чтобы люди были в курсе всех предстоящих мероприятий новым функционалом портала было решено сделать корпоративный календарь. Календарь позволял создавать категории событий (выделялись разным цветом в календаре) и события со временем, описанием и ответственным лицом. Как писалось ранее к 30-летию компании было запланировано множество различных событий, одно из них была викторина о знании истории компании. Для этих целей нами был разработан телеграм бот, но об этом уже совсем другой кейс.
Мы рядом и готовы помочь