О создании корпоративного портала

Сегодня многие, как правило крупные, предприятия кроме «внешнего» сайта в интернет создают «внутренний» сайт предприятия, информация на котором доступна либо только из локальной сети предприятия либо после ввода логина и пароля, которые есть только у сотрудников предприятия. Если внешний сайт во многих случаях создается как дань моде и с единственной целью — дать самую общую информацию о предприятии и его деятельности, то при создании внутреннего сайта преследуются уже совершенно другие цели.

В коммерческой деятельности любое действие должно быть экономически оправдано. Наши предприятия «доросли» до осознания того, что самым ценным ресурсом являются сотрудники и их время. Именно сохранение, развитие и экономия этого ресурса и являются основной целью при построении современного корпоративного портала предприятия. Любой современный веб-сайт представляет собой комплекс программного обеспечения, как правило весьма сложного, выполняющего множество разнообразных функций, пользовательский интерфейс которого построен таким образом, чтобы работа с ним производилась в стандартном браузере (например Internet Explorer).

Соответственно, в определении функций этого программного комплекса и состоит процесс проектирования. Как и при разработке любого программного обеспечения, он начинается с определения целей и задач, которые преследуются при создании портала. Если при разработке внешнего сайта предприятия часто (и надо сказать несправедливо) пренебрегают этим этапом, то при создании корпоративного портала он становится просто необходимым. Проблема заключается в том, что большинство руководителей и топ-менеджеров предприятий — заказчиков самоустраняются от этого этапа под предлогом «недостаточного владения технологией создания сайтов». В результате дело перепоручается техническому персоналу. На самом деле, определение целей не имеет никакого отношения к технологии. Цель стоящая перед сайтом — это бизнес цель, желаемый результат, достижение которого поможет, в конечном итоге, получить больше денег меньшими усилиями. От того насколько эта цель будет соответствовать общим целям предприятия напрямую зависит эффект, который будет получен в результате.

Приведу пару примеров.

На крупном предприятии, где текучесть кадров является ощутимым фактором, цель может быть сформулирована: обеспечить снижение времени адаптации нового сотрудника с 4-х недель до 2-х, уменьшить затраты времени наставника в 3 раза.
Для управляющей компании холдинга — сократить время прохождения документов при согласовании в 5 раз, снизить долю «теряющихся» документов до 3–5%, повысить контроль исполнительской дисциплины.

Естественно, на каждом предприятии эти цели будут своими. Знания технологий здесь ни при чем. Важно знать, что решение таких задач возможно (а лучше — не знать, что решение этих задач не возможно).

Ваш корпоративный портал может решить массу задач в области

• работы с персоналом,
• доступа к информационным ресурсам предприятия (справочным системам, системам управления знаниями и т. п.),
• автоматизации документооборота,
• управления заданиями
• и т. д.

Знание технологии требуется на следующем этапе — разработке проекта системы. В этом процессе необходимо тесное сотрудничество между сотрудниками предприятия-заказчика и квалифицированным консультантом.

Собственно при внедрении информационной системы возможны две стратегии. Первая — детальная проработка проекта. В этом случае консультантом проводится детальное исследование информационной структуры предприятия, процесса информационного обмена, определяет и обобщает все требования к системе.

Вторая стратегия — поэтапное внедрение. В этом случае подбирается базовая система, наиболее полно отвечающая поставленным задачам и целям. После этого выделяется одна (или несколько) основных задач, которые ставятся перед системой и решаются как независимый этап. После запуска такого частного решения определяются следующие задачи, которые решаются в рамках выбранной технологии. Выбор той или иной стратегии внедрения зависит как от задач так и от специфики предприятия, на котором производится внедрение.

Автоматизация документооборота

Хотелось бы подробнее остановиться на такой функции корпоративного портала, как автоматизация документооборота. Собственно сама задача электронного документооборота не нова и преимущества которые получает предприятие от его внедрения давно известны:

• снижение времени на подготовку типовых документов;
• существенное снижение затрат времени на поиск документов;
• сокращение цикла прохождения документа при согласовании;
• минимизация всех «непродуктивных» затрат времени при работе с документами (на перемещение, регистрацию и другие рутинные операции)

сделать документы предприятия более доступными. Обеспечить доступ к документам «мобильным» сотрудникам предприятия. Для работы со своими документами сотруднику, например находящемуся в командировке, достаточно компьютера подключенного к интернету.Построение таких систем на базе интернет-технологий — дело сравнительно новое. Новые технологии позволяют получить новые преимущества

• в информационную структуру предприятия могут быть включены партнеры (постоянные поставщики, дилеры, представительства и т. д.) Таким образом, информационная система начинает поддерживать внешние контакты предприятия, что снижает такие факторы как «стоимость покупки» и «стоимость продажи».
• корпоративный портал, реализующий функции документооборота, обеспечивает гибкость, которая не свойственна традиционным «коробочным решениям». Такая информационная система способна следовать изменениям динамично развивающегося бизнеса, а не «подминать» бизнес под себя.

В качестве примера приведу несколько отличительных особенностей системы электронного документооборота с веб-интерфейсом от компании «Флексайтс» (сейчас эта система внедряется на нескольких предприятиях города):

• неограниченное количество рабочих мест и независимость стоимости системы от количества пользователей;
• работа с документами в привычных форматах Microsoft Office;
• быстрый контекстный поиск по текстам документов.

Организовать взаимодействие внешнего и внутреннего сайта предприятия можно разными способами. Все определяется опять-таки задачами, которые были определены на начальном этапе. Варианты могут колебаться от двух совершенно независимых проекта до решения, когда «внешняя» и «внутренняя» части корпоративного портала определяются лишь правами доступа, распределенными в системе безопасности.

Николай Кукушкин
Конференция «Инфо-капитал», Челябинск, март 2004 г.