Разработка тендерной площадки

Главное — было бы желание…

Главное для разработки Тендерной Площадки — готовность и желание работать с этим инструментом у сотрудников отдела закупа. Если этого нет — будет тихий бойкот или саботаж. И вся затея в конце концов провалится. Даже несмотря на репрессии со стороны высшего руководства.

Желание может быть только в случае, если:

1. Сотрудники отдела закупа — люди честные и неподкупные, либо хотят таковыми стать/
2. Инструмент дает им дополнительные удобства, снимает с них рутинную работу.

Нужно понимать, что при неправильном проектировании Тендерной Площадки, непродуманных интерфейсах, работа с ней может стать новой головной болью для сотрудников, дополнительной нагрузкой к основной работе.

Удобства для менеджеров отдела закупок

Рассмотрим некоторые из них на примере Тендерной Площадки «Равис».

1. Формирование наглядной таблицы предложений от Поставщиков, где по колонкам разбиты не только стоимость предлагаемой продукции, но и основные характеристики, условия поставки и т. п.
2. Автоматизация процессов. Например, менеджеру по закупу соевого жмыха показывается влажность и процентное содержание белка в товаре. А программа автоматически пересчитывает стоимость за грамм белка.
3. Если товар предлагается в валюте, программа автоматически пересчитывает стоимость в рубли по текущему курсу.
4. Облегчение процесса согласования закупки. Так как вышестоящие управленцы (коммерческий директор, финдиректор, генеральный директор, например) могут ставить визы на Тендерной Площадке в виде галочек (одобряю/не одобряю) и писать комментарии.
5. Гибкость выбора поставщиков. По их техпроцессам выиграть тендер может не один, а несколько поставщиков: у одного берут немного и подороже, но поставка уже завтра, у другого подешевле — но поставка только через две недели.

И ещё много разных фишек.

Это позволяет менеджеру оперативно и взвешенно принять решение, у каких поставщиков и в каких объемах закупать.

Удобства для Поставщиков

Тут тоже много маленьких хитростей.

1. Быстрое оформление заявки. Желательно добиться того, чтобы на подготовку и размещение заявки у поставщика уходило буквально несколько минут.
2. Возможность видеть предложения от других поставщиков, без имён, конечно.
3. Уведомление поставщика по электронной почте о возникшей потребности в его товаре или об изменениях в торгах, где он принимает участия (новые предложения, снижение цен у конкурентов и т. п.).

Это стимулирует поставщика к игре на понижение.

Если Тендерная Площадка будет неудобна для участия в торгах, потребует усилий и времени для заполнения коммерческих предложений, это сильно сократит поступление предложений.

Особенности разработки и внедрения

Проектировать Тендерную Площадку, логику обработки заявок, её интерфейсы нужно с учётом особенностей конкретного предприятия и конкретной номенклатуры продукции. Даже больше: с учетом специфики работы разных отделов закупа и разных товарных групп.

Именно поэтому не получается двух одинаковых решений для разных предприятий. И именно поэтому так называемые «типовые», «стандартные» решения оказываются не очень удобными либо вообще неприемлемыми в каждом конкретном случае.

Трудозатраты на проектирование, программирование, тестирование и внедрение подобных проектов, по нашему опыту, могут составить порядка 300–600 человеко-часов. Стоимость, соответственно, порядка 400–1000 тыс. рублей.

Срок окупаемости этих вложений зависит от объёмов закупок, специфики товаров и ситуации на рынке.

Обычно это несколько месяцев.

Преимущества: экономим время, деньги, делаем процесс прозрачным

1. Возможность производить мониторинг стоимости товаров/услуг.
2. Снижение расходов при закупке товаров и услуг.
3. Снижение затрат времени.
4. Хранение истории закупок и формирование статистики.
5. Хранение данных о благонадёжности поставщиков.
6. Простота и прозрачность закупок.
7. Защита от финансовых махинаций в процессе закупок.
8. Устранение механических ошибок.
9. Отсутствие споров с поставщиками.

Самое важное — возможность быстро и недорого вносить изменения

Всего предусмотреть на этапе составления технического задания невозможно. Поэтому самое главное в разработке Тендерной Площадки — иметь возможность дальнейших доработок, изменений алгоритмов прохождения заявок и т. п.

Для этого нужно правильно выбрать гибкую систему, на которой будет создаваться Тендерная Площадка. Она должна быть пластичной, чтобы принимать нужную форму, и в тоже время твердой, устойчивой, способной выдерживать пиковые нагрузки.