Электронный документооборот

Меньше контактов — лучше!

Практически вся планета перешла на онлайн-формат: школы, конференции, заседания, встречи и даже фитнес-тренировки. А документы всё равно необходимы…

И только представьте ситуацию:

Вы сформировали счет, акт или договор. Необходима подпись, но остальные организации «не работают», как и вы. Как же подписать документ не прибегая к услугам почты, курьеров?

Тут в дело вступает он…

Часть 2. Электронный документооборот (далее ЭДО)

Электронный документооборот — это обмен электронными документами через интернет, с использованием электронной подписи, соответственно электронным документом будет любой файл, подписанный электронной подписью.

И как это работает?

1. Организация отправляет электронный документ.
2. Адресат получает его через несколько секунд на своем рабочем месте.
3. При передаче документа, оператор документооборота фиксирует факт передачи документа и проверяет электронную подпись, что обеспечивает законность обмена документами.
4. Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку.

Для получения ЭДО необходимо всего 3 элемента!

Брюс, прости! Да, это меньше, чем в твоём фильме «Пятый элемент».

1. Компьютер с выходом в интернет.
2. Электронная подпись. Подходит квалифицированная подпись, выданная любым удостоверяющим центром, для сдачи отчетности в госорганы или для участия в торгах.
3. Регистрация на портале sbis.ru (смотрите видеоинструкцию).

И что делать дальше?

Нет, Лилу, мультипаспорт не нужен!

Для обработки документов вам понадобится:

1. Зайти в СБИС — по логину/паролю или по электронной подписи.
2. Открыть документ. Новые отображаются прямо на главной странице или перейти в раздел «Документы / Входящие».
3. Утвердить или отклонить документ.

И считайте, нервы спасли и деревья целы.

Любой документ можно сохранить на компьютер или распечатать. На распечатанном экземпляре будет штамп оператора ЭДО, свидетельствующий, что документ был подписан электронно. Такой бумажный документ достаточно заверить подписью руководителя и печатью организации — чтобы предоставить в налоговую, суд или казначейство.

А ещё можно настроить оповещения о новых документах, через sms или e-mail.

Да, это всё, Руби!

Вся предоставленная ниже информация не является рекламой СБиС. Мы рассказываем о своих инструментах.

• Быстро. СБИС доставит электронный документ в любую точку страны быстрее, чем ваш принтер напечатает пару страниц.
• Удобно. Работать с электронными документами можно прямо в 1С или на портал еsbis.ru, используя электронную подпись для сдачи отчётности.
• Выгодно. Отправка электронного документа в 10 раз дешевле бумажного, а получение, как и для обычных писем, бесплатно.
• Комфортно. Электронная первичка поступает от поставщиков в среднем на неделю раньше бумажной. Она точно не потеряется.
• Законно. ФНС, Минфин и Правительство РФ уже приняли все законы, и сейчас электронные документы могут полностью заменить бумажные. Их принимают и проверяющие налоговой.
• Надёжно. Электронный документ — это файл, который будет храниться на вашем компьютере и на защищенном сервере оператора. Он не сгорит, не порвётся и не размокнет.

В своей деятельности мы используем ЭДО СБиС и оператора «Тензор». На рынке есть компании предоставляющие аналогичный функционал, например, «Контур», «Калуга-Астрал».

Если вы уже используете в своей деятельности ЭДО и являетесь нашим клиентом сообщите нам об этом, это позволит повысить эффективность нашего документооборота и сотрудничества в целом.

У вас остались вопросы? Появились сложности с настройкой СБиС?
Обращайтесь к нам, мы вам поможем!

В следующем выпуске Вас ожидает: «Как и с помощью чего проводить онлайн-совещания».

До встречи